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エンタープライズサーチの隠れた効用

最近、FACEBOOKやツイッターといったソーシャルコミュニケーションの定着と共に、企業ではエンタープライズサーチ導入の気運が高まっている(らしい)。

昨日、旧知の友人と飲んだ。

彼は、今も事業部門で、マーケティングの仕事をしているのだが、マーケティングの資料探しに四苦八苦しているという。

一般的にデスクワークの時間の約2割が、書類探しに取られていると言われているが、彼の仕事では、そんなもんではないらしい。感覚的に3割は書類の捜索に追われている。

それらの書類の捜索からマーケッティング資料の「創作」をするわけだ。


いろんな報告書類、EXCELだったり、WORDだったり、PDFだったり、印刷物だったり・・・

研究所から送付されてくる月報のたぐいも検索が大変だという話を聞いたら、それはたまたまわたしが導入した全文検索エンジンの「HyperEstraier」が監視しているサーバーと同じものだった。

「何だ、そんなことなら、明日にでもできるよ。」
というと、びっくりしていた。

彼らは、そういうツールがあることも知らないのだった。

エンタプライズサーチには、「書類の捜索」という原初的な使命とは別な効用があることも最近知った。

それは、

書類整理

である。

全文検索エンジンには、類似の書類をみつけたり、長期間アクセスされていない書類をピックアップしてくれる機能がある。


爆発的に増大する企業のファイルサーバーに格納された書類・・・

エンタープライズサーチを使ってゴミと化した書類を整理するという効用である。