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ユーザーはBPMツールを欲しがっている(2)

先の研究所の動物愛護のシステムの例では、ワークフローの仕組みが必要だと言うことを述べた。

だがそれだけではない。

きちんと動物愛護の観点から不必要な殺生や動物への虐待・苦痛が大きくないかを証明する機能が必要だ。

つまり更新履歴が監査に耐えうるものになっているかどうか?

従来のワークフローツールはこの辺の機能が弱い。

内部統制狂想曲以降、あわててこの辺の整備をしたワークフローツールだが、BPMではこのアクセスログ管理は必須である。

SAPのERPについては、CDPOSという変更履歴テーブルがあり、ここに全ての変更履歴が蓄積されていく。

しかし、BPMに必要な履歴管理とは、

■データの履歴管理
■アクセスログの履歴管理

の両方が求められる。

もうひとつ、BPMと単なるワークフローツールとの差は、

「モニタリング」
である。

わたしが以前作ったワークフローもどきのふたつの例から説明する。

ひとつはパソコン操作への質問のヘルプデスクシステム。

ユーザーがシステム部門へPCやネットワーク、アプリなどの質問を投げかけると、システム部門では担当者に質問に回答するよう、メールが届き、回答して、ユーザーは満足度を記入して終わる。

ワークフローは、この流れを省力化する意味を持つが、
BPMのモニタリングでは、
「この一件の質問が回答されるまでに何日、何時間かかったか?」
「今、滞留している質問は無いか?」
「滞留しているとすれば、どこにボトルネックがあるか?」

そういうモニタリングの機能が必要になってくる。

もうひとつの研究所への分析依頼システムでも同様である。
「担当者当たり月間何件の分析依頼を処理しているか?」
「どういう分野の分析依頼が今月多かったか?」
「どの部署からの依頼が多かったか?昨年と較べてどうだったか?」

こういうモニタリングの要請には、いちいちデータベースに蓄積された情報を集計検索して調べる必要がある。

これがBPMツールに一番求められている機能だ。